Was
Hat man erstmal einen Fundus an Dokumenten und Informationen in Seinem Bereich eines Informationsportals deponiert (und ich habe das Wort bewusst gewählt), muss man als verantwortungsvoller Contentmanager seine Bestände regelmäßig auf zu archivierenden Bestand überprüfen und gegebenenfals ausmisten.
Für den Umfang und die Form der Archivierung gibt es gesetzliche Vorgaben. Arbeitet man in einer Einrichtung öffentlichen Rechtes, ist dieser Sachverhalt garnicht stark genug zu betonen.
Als Aufgabe merke ich mir hiermit vor, die Quellen für die Grundlagen der Archivierung zu recherchieren und hier zu veröffentlichen.
Gleiches gilt für die Form des an das Bundesarchiv abzugebene Material.
Auch hier hat man sich auf elektronische Formate eingerichtet und ein XML Format für Metadatensammlungen als Referenz für die entsprechenden elektronischen Akten/Dokumente definiert.
Warum
jetzt soviel metaphysische Baumwolle?
Im WISE fehlt uns ein entsprechender Mechanismus zur Unterstützung einer Archivierung und damit einhergehender reinigender Aufräumarbeiten bislang gänzlich.
Wie
Bei einer Koordinierungstagung mit unserer Schwestereinrichtung haben wir u.a. mit unserer Bibliothekarin über das Thema “reflektiert” und halten generell folgende Vorgehensweise für sinnvoll.
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Die Metadatensammlung wird um einen boolschen Eintrag über die Archivierungswürdigkeit eines Objektes erweitert.
Dadurch kann man in einer erweiterten Suchabfrage eine Liste von Objekten erzeugen, die demnach einer Archivierung würdig sind und ggf. ein bestimmtes Alter haben. -
Auf dem Server wird ein Archivverzeichnis eingerichtet
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Aus den Metadaten der Objekte einer solchen Liste wird ein XML Dokument generiert und dort gespeichert
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Die Objekte werden entweder (Fileobjekt) analog zur Struktur im Fileobjectstore in das archivverzeichnis verschoben,
oder als PDF gedruckt alternativ als statisches (m)html in dem Archivverzeichnis gespeichert -
Anschliessend werden alle Objekte der Liste über einen Delete aus dem laufenden System entfernt.
Beim nächsten Packen der ZODB ist der Datenbestand entgültig bereinigt.
Das Archivverzeichnis verbleibt bis zur weiteren Speicherung auf CD-ROM/ DVD auf dem Server
Ich habe diese Idee bereits gegenüber der NATO skizziert und warte auf Feedback bezgl. Realisierungsmöglichkeiten.
Letztendlich ist dieser Workflow eine Sammlung bestehender Funktionalitäten (abgesehen vom pdf Druck / (m)html Speicherung)
Neben den grundsätzlichen Vorteilen eines Werkzeuges zum Informationsmangement dient das Aufräumen / Archivieren natürlich auch zur quantitativen bereinigung des Bestandes und damit zur Verbesserung der Stabilität einer WISE Datenbank
Kommentare??……