Im Rahmen einer fachlichen Diskussion die eigentlich den sinnvollen Einsatz von Metadaten und den Möglichkeiten und Grenzen der WISE SiteSearch zum Thema hatte, wurde am Rande erwähnt, das viele Nutzer unabhängig von diesen Werkzeugen nach alter Väter Sitte bei der Recherche nach Informationen entlang einer Struktur suchten.
Die Wortbeiträge aus verschiedenen Perspektiven ergaben, dass die meissten Probleme mit der Akzeptanz von jeglichen IT Werkzeugen des Informations- und Wissensmanagement darauf beruhen, dass wir versuchen Prozesse zu untersützen, die den Mitarbeitern garnicht mehr bekannt sind.
Stabs- und Verwaltungsarbeit an sich wird nicht ausgebildet und ein Mitarbeiter ist darauf angewiesen, dass er Strukturen und Verfahrensbeschreibungen vorfindet, die es ihm oder ihr erlaubt sich in kurzer Zeit in die Arbeitsabläufe einzufinden und produktiv zu werden.
Verfahrensbeschreibungen sollten in Form einer Geschäftsordnung vorliegen. Strukturen sind von Haus aus hierarchisch und sollte die Grundlage der Ablage sein. Grundlage einer Ablage ist der sog. Einheitsaktenplan.
Allerdings ist der EAP im Laufe der Umstellung auf individuelle IT AP nicht umgesetzt worden und existiert heute lediglich in einer schlecht handhabbaren Vorschrift .
Grundlage einer sinnvollen thematischen Gliederung des Informationsraumes der Firma sind
- die Ausarbeitung einer Detailstruktur des EAP für die Dienstelle unterhalb der 3-oder 4. Hierarchieebene
- eine strukturierte Ablage auf der Basis des EAP, analog zur Papierablage,
- ein Nachschlagewerk, indem ein Bezug von ausformulierten Kategorien zur Ziffernkodierung des EAP hergestellt wird
- eine Zuordnung von Verantwortlichkeiten in bezug auf die Strukturelemente: wer ist Verantwortlich für welches Aktenzeichen
Auf einer solchen Ablage aufbauend kann dann ein Informationsportal mit seinen Werkzeugen, die vorhandenen Informationen in jeweilig unterschiedlichem Kontext präsentieren und über Zusatzfunktionalitäten einen Mehrwert für den einzelnen Mitarbeiter bereitstellen.
Die Struktur und die unterstüzenden Werkzeuge müssen durch den Wissensmanager kommuniziert und die Umsetzung von der Leitung unterstützt und vom Personal eingefordert werden.
Informations- und Wissensmanagement sind primär Leitungsaufgaben!